Une nouvelle règle comptable a été publiée en 2016 par le Financial Accounting Standards Board (FASB). Elle entrera en vigueur en 2019 pour les entreprises publiques et en 2020 pour toutes les autres entités. La nouvelle règle ? Les entreprises doivent faire figurer les contrats de location simple dans leur bilan.
Qu’est-ce qui a motivé ces changements ?
Depuis le scandale Enron en 2001, où des dirigeants ont fait paraître l’entreprise plus forte qu’elle ne l’était en omettant certaines obligations financières dans le bilan, les conseils comptables s’efforcent de mettre à jour et d’améliorer la transparence des normes comptables. La transparence des contrats de location simple est un domaine qui doit être amélioré. Dans l’état actuel des choses, les entreprises ne sont tenues d’indiquer les obligations de location que dans les notes de bas de page de leurs états financiers, ce qui n’est pas du tout dans l’air du temps.
Les investisseurs et les régulateurs ont insisté sur la nécessité d’améliorer les rapports sur les activités de crédit-bail d’une organisation. Actuellement, ces types de contrats de location ne figurent pas au bilan, ce qui empêche les investisseurs d’avoir une vue d’ensemble de la situation. Bien que ces baux soient mentionnés dans les notes de bas de page, l’investisseur type n’accorde pas beaucoup d’attention à cette section. La nouvelle règle comptable aidera l’investisseur type à obtenir une vision plus complète des véritables obligations financières de l’entreprise.
De nombreuses entreprises seront concernées par cette nouvelle règle, en particulier les chaînes de magasins qui louent des biens immobiliers pour leurs magasins, les compagnies aériennes qui louent des avions et les grandes entreprises de construction qui louent des camions et d’autres équipements coûteux. Ces entreprises ont généralement des contrats de location à long terme pour des montants importants.
Selon James Kroeker, du FASB, “(la nouvelle règle) éclaire l’une des dernières crevasses de la comptabilité hors bilan”.
Location simple ou location-acquisition
La plupart des contrats de location sont des contrats de location simple. Ce type de bail est traité comme une location, les paiements étant considérés comme des dépenses opérationnelles. Actuellement, le bien loué ne doit pas être inscrit au bilan. Cela changera en 2019.
En revanche, les contrats de location-acquisition sont actuellement comptabilisés dans le bilan. Les contrats de location-acquisition diffèrent des contrats de location-exploitation parce que les entreprises peuvent généralement devenir propriétaires de l’actif une fois le contrat de location terminé. Ce n’est pas le cas des contrats de location simple, qui confèrent à l’entreprise le droit d’utiliser un actif.
Qu’est-ce que cela signifie pour votre entreprise ?
Plus de comptabilité hors bilan pour les preneurs. Tous les types de contrats de location, qu’ils soient financiers ou opérationnels, devront figurer au bilan. En outre, les preneurs devront inclure un actif au titre du droit d’utilisation et un passif au titre de la location. Les détails dépendent de la structure du bail.
Voici une comparaison rapide entre le bilan actuel et celui qui sera établi après l’entrée en vigueur des changements :
Bilan actuel
Bilan futur
Que peuvent faire les professionnels des flottes pour se préparer ?
Si vous êtes gestionnaire de flotte, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour vous préparer à ces changements à venir, notamment en vous rapprochant de votre équipe financière, en examinant les opérations commerciales en cours et en collaborant avec vos auditeurs externes.
Le premier point de départ est votre équipe financière. Vous devez contacter le service de contrôle et de reporting de l’équipe financière, car c’est généralement lui qui s’occupe de cette partie de la comptabilité. N’oubliez pas de leur demander quelles sont les informations dont ils ont besoin pour se préparer à ces changements à venir.
Ensuite, vous devez vous assurer qu’il existe des systèmes et des processus qui permettent d’établir des rapports pour tout type de contrat de location. Veillez à ce qu’elles soient mises en place bien à l’avance – il n’est pas agréable de se démener à l’approche de la date limite.
Troisièmement, passez en revue les activités actuelles de votre entreprise. Il s’agit notamment des contrats conclus avec votre fournisseur de flotte actuel, des données fournies par ce dernier, ainsi que des contrôles et des systèmes de votre flotte.
Enfin, il est important de travailler avec vos auditeurs externes, car ce sont eux qui sont responsables en dernier ressort de l’établissement du bilan. Vos auditeurs sont une excellente source de conseils pour interpréter et définir ces nouvelles règles.
Dates importantes à connaître
La nouvelle norme sur les contrats de location, publiée par le FASB le 25 février 2016, comprend les dates d’entrée en vigueur suivantes :
- 15 décembre 2018 (périodes annuelles) / 1er janvier 2019 (périodes civiles) – Pour les entreprises publiques
- 15 décembre 2019 (périodes annuelles) / 1er janvier 2020 (périodes civiles) – Pour toutes les autres entités
Il convient également de noter que l’adoption anticipée est autorisée pour toutes les entités. Marquez vos calendriers et préparez-vous bien à l’avance !
Avantages du crédit-bail/de la location
Même avec les nouvelles règles comptables, le crédit-bail et/ou la location à long terme présentent de nombreux avantages :
- Gardez des liquidités dans votre entreprise. En cas de location ou de leasing, vous pouvez conserver davantage de liquidités que si vous achetiez. Pas d’acompte important ni de dépenses en espèces.
- Ne payer que pour l’utilisation du véhicule. Utiliser le véhicule pendant une durée déterminée, puis remettre les clés.
- La location n’immobilise pas votre ligne de crédit. Mais si vous achetez et effectuez des paiements, cela apparaîtra dans votre dossier de crédit.
- Ne pas investir dans un actif dépréciable. Si vous achetez un véhicule, il devient un bien amortissable dès le moment où vous l’achetez.
- Faites rouler vos véhicules au meilleur moment. En louant vos véhicules, vous êtes sûr de disposer des véhicules les plus récents, les plus propres et les plus performants du marché.
- Réduisez votre charge administrative. Il n’est pas nécessaire d’avoir une organisation d’achat et de vente distincte. Et une facturation mensuelle consolidée par un seul fournisseur.
Comment Flex Fleet Canada peut vous aider
Selon les nouvelles directives publiées par le FASB, un “preneur devra comptabiliser des actifs et des passifs pour les contrats de location d’une durée supérieure à 12 mois”. Ainsi, tout bail ou location d’une durée inférieure à un an sera exempté de cette règle. Flex Fleet Canada ne loue pas son inventaire de camions, mais plutôt à long terme. La durée est généralement comprise entre quatre et neuf mois.
Qu’est-ce que cela signifie pour vous et votre service comptable ? Si vous louez par l’intermédiaire de Flex Fleet Canada, vous n’avez pas besoin de l’inclure dans votre bilan. Toutefois, si vous louez vos véhicules pour une durée supérieure à 12 mois, vous devrez le faire.
Janelle Cridland, comptable principale chez Flex Fleet Canada LLC, s’est exprimée sur le sujet et a déclaré : “De plus en plus d’entreprises qui achètent ou louent actuellement des véhicules pour plus d’un an verront les avantages de la location de leur parc automobile et passeront probablement à l’action. Du point de vue des finances et de la comptabilité, la location de véhicules est une évidence.
Résumé
Bien que la nouvelle règle comptable n’entre pas en vigueur avant 2019/2020, il est judicieux de commencer à prendre les mesures appropriées pour s’assurer que votre organisation est préparée à l’avance. Pour vous préparer au changement, rapprochez-vous de votre équipe financière, examinez vos opérations commerciales actuelles et travaillez avec vos auditeurs externes. À ce stade, vous pouvez décider que la location de tout ou partie de votre flotte de véhicules est plus judicieuse que la location à long terme ou l’achat – cela vaut vraiment la peine d’y réfléchir.
Sources :
https://www.wsj.com/articles/new-rule-to-shift-leases-onto-corporate-balance-sheets-1456414200
www.us.leaseplan.com
