Les meilleurs conseils pour réduire les coûts d’exploitation des flottes

Si vous cherchez des conseils pour réduire les coûts de votre flotte, vous êtes au bon endroit !

Il existe de nombreuses stratégies qu’une entreprise peut utiliser pour assurer le bon déroulement de ses activités quotidiennes. Dans le secteur des flottes, il est essentiel de garder un œil sur toutes sortes de coûts opérationnels quotidiens. En effet, plusieurs tendances et changements importants affectent le secteur des flottes et augmentent le coût d’exploitation d’une flotte. Vous devez donc savoir où vous dépensez votre argent et rendre tous vos coûts transparents afin d’assurer le bon fonctionnement de votre organisation et, à terme, de réduire les coûts de votre flotte.

En fait, Mercury Associates, Government Fleet et MEMA ont présenté un webinaire intitulé “Comment améliorer la visibilité des coûts et la responsabilité pour réduire les coûts d’exploitation” le 14 juillet. Parrainée par Long Beach Clean Cities, elle a mis l’accent sur la nécessité de rester conscient de ses coûts.

Le directeur de la gestion du parc automobile du comté de San Bernardino (Californie), Ron Lindsey, a joué le rôle de modérateur. Il a guidé une présentation de Scott Conlon, directeur général de Mercury Associates, et de Paul Lauria, président de Mercury Associates, qui a mis en lumière tout ce que les gestionnaires de flotte doivent apprendre pour diriger avec succès.

Examinons en détail les facteurs importants qui peuvent vous aider à gérer et à réduire les coûts de votre flotte :

Comprendre l’importance de la gestion des coûts de la flotte

Plusieurs facteurs doivent être pris en compte dans la gestion des coûts :

Coûts de possession de la flotte :

  • Achat de véhicules
  • Honoraires des vendeurs
  • Frais de titre et d’enregistrement

Coûts d’exploitation de la flotte :

  • Salaires des employés chargés de la gestion de la flotte et des chauffeurs de la flotte
  • Coût des pièces
  • Carburant
  • Coûts des installations de maintenance
  • Fournisseurs et entrepreneurs
  • Installations de ravitaillement en carburant
  • Stations de recharge
  • Coûts alloués

Les coûts de fonctionnement et d’exploitation d’une flotte augmentent en raison de l’évolution de la main-d’œuvre et des technologies de l’automobile et de l’information. Aujourd’hui, les véhicules sont de plus en plus perfectionnés et modifiés, ce qui signifie qu’il est de plus en plus important de comprendre comment les faire fonctionner de manière appropriée et sûre.

Pendant la récession actuelle, il est probable que les décideurs politiques proposeront des directives susceptibles d’affecter les coûts d’exploitation des flottes. Les flottes pourraient devoir être réduites, les budgets des programmes de gestion des flottes pourraient être réduits et l’utilisation des véhicules à domicile pourrait être restreinte.

De même, les flottes peuvent ne pas utiliser beaucoup de véhicules appartenant à des particuliers et peuvent même externaliser certains travaux. Elles pourraient envisager de réduire les réserves de remplacement des flottes excédentaires et explorer les options de financement qui permettent de tirer parti des liquidités, telles que le crédit-bail. Lauria a expliqué qu’il est assez difficile de gérer et de réduire les coûts de la flotte lorsque l’on ne sait pas de quoi il s’agit et que l’on ne sait pas dans quelle mesure on peut les contrôler.

Gestion du budget et des coûts

Votre budget est votre plan de dépenses, c’est-à-dire une feuille de route que vous établissez chaque année pour savoir comment vous allez fournir vos services à vos clients tout en gardant un œil sur vos dépenses et les coûts encourus en cours de route. Il se peut que vous restiez dans les limites de votre budget tout au long de l’année, mais que vos coûts restent élevés.

Comment rendre vos coûts observables

Un bon moyen de rendre vos coûts visibles est d’utiliser un système d’imputation des coûts. Ce système est utilisé pour faciliter l’attribution des coûts des administrations publiques aux entités financées par des fonds non gouvernementaux. Sans ce système, ces entités pourraient être amenées à payer leur juste part de ces coûts.

Il est également utilisé pour constituer des réserves sur plusieurs années fiscales afin de payer le remplacement des immobilisations. Cela dit, Lauria estime que l’utilisation la plus importante de ce système est d’améliorer la gestion des ressources en rendant leurs coûts plus visibles.

Cela part du principe que si vous demandez aux consommateurs de vos services et de vos biens de budgétiser et de payer leur consommation, ils la géreront plus efficacement.

Alors, comment ce système de refacturation des coûts peut-il améliorer la gestion des coûts pour l’exploitation de la flotte ? La simple répartition des coûts ne fonctionnera pas. La magie réside dans la manière dont ces coûts seront répartis. Pour que le système fonctionne, les coûts des ressources de la flotte doivent être visibles et intelligibles.

La visibilité des coûts est ce qui vous permet de décider si un coût est raisonnable ou non. Il s’agit d’un élément essentiel de la responsabilisation en matière de coûts, qui conduit ensuite à une gestion réussie des coûts. Après tout, aucune organisation ne peut gérer avec succès des coûts qu’elle ne peut pas voir, comprendre ou dont elle ne peut pas demander des comptes aux parties qui en sont responsables. Pour que ce système soit efficace, les fournisseurs et les consommateurs de ressources doivent gérer leurs coûts.

Externaliser tout en utilisant le système de refacturation des coûts

Les réductions budgétaires pourraient inciter les utilisateurs de flottes à externaliser la réparation et l’entretien de leurs véhicules afin de réaliser des économies. Cela s’explique par la conviction que les frais de réparation et d’entretien internes seront supérieurs à ceux que l’organisation devra supporter en cas d’externalisation. Même si cela peut être vrai dans certains cas, les taux de refacturation des coûts ne sont peut-être pas les meilleurs indicateurs des possibilités de réduction des coûts, car ces taux recouvrent généralement certains coûts inévitables.

L’externalisation peut permettre à des entreprises telles que le service des déchets solides d’économiser de l’argent. Toutefois, cela pourrait conduire les clients de la flotte à “abandonner le navire” pour gérer des programmes décentralisés en raison de l’augmentation des tarifs pour tenir compte de la diminution de la base tarifaire. Selon M. Conlon, il existe plusieurs autres façons de procéder à l’externalisation. La première méthode consiste à remédier à l’excédent de personnel et à la faible productivité au sein de l’organisation.

La ligne de fond

En définitive, une organisation ne peut espérer gérer et éventuellement réduire les coûts de sa flotte que si elle a une vision claire de ses coûts, au départ. En effet, la visibilité des coûts aide l’entreprise à décider s’ils sont raisonnables ou non et à élaborer un plan d’action approprié. La meilleure façon de rendre vos coûts visibles est d’utiliser le système d’imputation des coûts, qui vous aidera à déterminer les facteurs affectant vos coûts et à établir votre budget en conséquence.

 

 

Source :

https://www.government-fleet.com/10121538/reducing-operating-costs-by-improving-cost-visibility