Lorsqu’il s’agit d’être un gestionnaire de flotte performant, l’efficacité compte beaucoup. Cependant, de nombreux gestionnaires de flotte se retrouvent souvent entourés de tâches fastidieuses et interminables qui ne contribuent que rarement au résultat net de la société de flotte et qui, à la longue, s’avèrent très coûteuses pour l’entreprise. C’est pourquoi les gestionnaires de flotte doivent trouver tous les problèmes de gestion de flotte qui affectent leur productivité. Ils doivent également trouver des solutions qui peuvent les aider à devenir plus efficaces dans leur travail et à augmenter leur productivité globale.
Voici cinq défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de flotte et les moyens de les surmonter :
1. Tâches administratives chronophages
Les tâches administratives telles que la facturation et l’établissement de devis peuvent empiéter sur votre journée. Ce sont des dépenses qui peuvent s’accumuler et contribuer facilement à divers problèmes de gestion de flotte tels que la réduction de la productivité et de l’attention portée aux tâches génératrices de revenus.
Dans une récente étude mondiale réalisée par TomTom sur les plus grands défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de flotte, 49 % d’entre eux ont déclaré qu’au moins un membre de leur équipe consacrait environ deux heures à l’établissement de devis et à la facturation. 42 % déclarent que trouver et envoyer le meilleur travailleur pour le poste est un grand défi, 43 % déclarent que la gestion des dépenses est difficile et 40 % déclarent que tenir les clients informés prend la plus grande partie de leur temps.
Le fait de consacrer du temps à toutes ces activités signifie que l’on consacre moins de temps aux activités génératrices de revenus. Alors, comment les gestionnaires de flotte peuvent-ils recentrer leur énergie sur des tâches essentielles qui seront bénéfiques pour leur entreprise ?
Se débarrasser des systèmes papier qui prennent beaucoup de temps est certainement un premier pas important. Un flux de travail numérisé permettra aux gestionnaires de flotte d’accomplir les tâches administratives en moins de temps et de réduire les risques de mauvaise communication et d’autres erreurs humaines. Il vous permettra également d’automatiser des tâches telles que l’envoi de missions aux conducteurs de flotte, la facturation des clients, la programmation des livraisons, la gestion des dépenses, l’envoi de rappels d’entretien et l’inspection des véhicules.
2. Coût élevé des carburants
Il est évident que la consommation de carburant entraîne des coûts considérables pour toutes les entreprises de flottes. En raison de l’augmentation des prix des carburants en Afrique du Sud, les entreprises de flottes sont confrontées à des tarifs élevés. La gestion du carburant relève également de la responsabilité du gestionnaire du parc automobile, qui doit trouver des moyens d’économiser sur les coûts et la consommation de carburant. La première étape consiste à déterminer la destination du carburant et les tendances de sa consommation. Voici les éléments que vous devrez vérifier régulièrement :
- Suivre la consommation de carburant
- Identifier les cas de surconsommation de carburant
- Contrôler le comportement du conducteur et sa relation avec la consommation de carburant
- Mettre en œuvre la numérisation par le biais de la télématique des véhicules pour réduire la consommation de carburant
En outre, les applications d’optimisation de flotte peuvent également aider les gestionnaires de flotte à créer des itinéraires parfaits pour leurs flottes afin de leur permettre d’atteindre leurs destinations sans trop de retard. Cela permettra de réduire la consommation de carburant.
Vous devez mettre en œuvre la télématique afin d’utiliser ces données pour accroître votre productivité. Vous serez en mesure de stocker et de suivre toutes les données provenant de vos véhicules de flotte. En ayant facilement accès à ces données, vous pourrez rationaliser vos processus et faire d’une pierre deux coups. Par exemple, vous pouvez utiliser les données relatives au comportement des conducteurs pour améliorer les méthodes de conduite.
En outre, la numérisation vous permet d’analyser le comportement des conducteurs, ce qui peut vous fournir des informations clés sur le temps d’inactivité d’un véhicule et sur la manière de le réduire. Cela vous aidera à réduire vos frais de carburant, car un véhicule qui tourne au ralenti consomme également du carburant inutile.
Pour faire face à l’augmentation des coûts de carburant, vous pouvez mettre en place un programme de réduction des coûts de carburant afin de contrôler et de réduire la consommation de carburant. Une politique écrite, qui définira vos attentes à l’égard des conducteurs, leur utilisation du carburant et les pratiques acceptables en matière de carburant, sera certainement utile. Veillez à communiquer cette politique à tous vos conducteurs sur une base annuelle. Vous pouvez également ajouter cette politique et quelques conseils supplémentaires pour réduire la consommation de carburant à votre programme de formation des conducteurs.
3. Augmentation des coûts d’entretien du parc automobile
L’entretien régulier des véhicules de la flotte est essentiel car il permet d’éviter que vos véhicules ne tombent en panne de manière inattendue au milieu de la route. Cependant, l’entretien régulier d’un si grand nombre de véhicules peut rapidement s’avérer coûteux. Alors, comment améliorer l’efficacité de ce processus pour qu’il devienne plus rentable à long terme ?
La première étape consiste à automatiser votre programme d’entretien. Un calendrier automatisé vous permettra de ne négliger aucun véhicule et de ne pas perdre de temps à rechercher les véhicules qui ont besoin d’être entretenus. Vous pouvez également utiliser des solutions numériques pour surveiller les calendriers d’entretien, ce qui vous alertera lorsqu’un véhicule présentera des signes précurseurs de défaillance et vous permettra d’agir avant que les coûts d’entretien ne s’accumulent.
4. Mauvaise communication avec les conducteurs de flotte
Il peut être difficile de communiquer avec les conducteurs de votre flotte sur la route, car vous ne pouvez pas toujours les joindre par téléphone ou par radio. C’est pourquoi les erreurs de communication sont fréquentes entre les gestionnaires de flotte et leurs conducteurs, ce qui peut avoir des conséquences désastreuses sur le calendrier de l’équipe. Cela prend également beaucoup de temps et empêche les gestionnaires de flotte de se concentrer sur d’autres tâches importantes.
C’est là aussi que la numérisation peut vous aider. Vous pouvez utiliser divers logiciels et solutions numériques pour rationaliser votre communication avec les conducteurs de flotte qui sont en déplacement. Vous pouvez utiliser une technologie qui diffuse votre message à vos conducteurs et qui leur lit même le message afin qu’ils ne soient pas distraits pendant qu’ils conduisent. La télématique vous aidera également à comprendre clairement ce qui se passe sur la route.
5. Fournir des ETA précises aux clients
Donner des heures d’arrivée estimées inexactes à vos clients peut vraiment avoir un impact négatif sur la réputation de votre entreprise. Vous ne voulez pas que vos clients pensent que vous n’êtes pas fiable et qu’ils ne peuvent pas vous faire confiance. Aujourd’hui, les clients veulent connaître le créneau horaire exact et la date précise à laquelle ils réviseront leur livraison. Vous ne pouvez tout simplement pas leur donner un délai d’exécution approximatif.
Vous pouvez utiliser la technologie numérique pour surveiller le trafic et prévoir une heure d’arrivée précise pour vos clients. Vous pouvez également communiquer à vos clients les changements de programme inattendus par voie numérique, afin qu’ils soient toujours informés des retards et des modifications de l’heure prévue d’arrivée.
Voici les principaux problèmes de gestion de flotte auxquels vous pouvez être confronté en tant que gestionnaire de flotte. Vous devez maintenant numériser vos tâches afin de vous débarrasser de ces défis et d’augmenter la productivité de votre flux de travail, de gagner du temps et de réduire les dépenses globales de l’entreprise.
Source :
https://www.entrepreneur.com/article/333232
