Une chose que les gestionnaires de flotte essaient toujours de faire est de réduire les coûts de la flotte. La raison en est simple : le coût d’une flotte de véhicules est parfois l’une des dépenses les plus importantes d’une entreprise. La gestion de la flotte est un équilibre délicat, et il existe plusieurs façons de contrôler cette dépense. La question est de savoir s’il est plus rentable de posséder ou de louer sa flotte.
La question n’a pas de réponse simple. Plusieurs facteurs sont à prendre en considération. Certains vous aideront à économiser de l’argent, que vous soyez locataire ou propriétaire de votre flotte, tandis que d’autres vous aideront à déterminer la meilleure façon pour votre entreprise de gérer vos véhicules.
Chaque entreprise est différente, ce qui signifie que ses besoins en matière de flotte sont également différents. Que vous soyez propriétaire, locataire ou que vous adoptiez une méthode hybride de gestion du parc automobile, voici 10 facteurs à analyser.
Réduction de la taille de la flotte
Cela peut paraître évident, mais moins vous possédez de véhicules, moins vos coûts de flotte sont élevés. La moyenne coûts de propriété d’un véhicule léger sont de 5 000 à 8 000 dollars par an. La question est de savoir si vous avez besoin de tous ces véhicules. Sont-ils utilisés au maximum de leurs capacités ?
C’est là que la location de camions peut intervenir. Au lieu de posséder des véhicules, vous pouvez les louer en fonction de vos besoins et les restituer lorsque vous avez terminé votre travail. En règle générale, cela permet à toute entreprise de réaliser des économies considérables. Cela signifie que les économies nettes ne correspondront pas au coût total de possession (CTP) du véhicule, en fonction de la fréquence et de la durée d’utilisation des locations.
Par exemple, si vous éliminez 10 véhicules d’une flotte relativement petite, le potentiel d’économie est 10 fois supérieur au coût de possession, soit 50 000 à 80 000 dollars. Toutefois, si vous devez louer des véhicules à plusieurs reprises pour les remplacer, le coût de cette location est déduit de votre épargne totale. Par conséquent, 50 000 dollars d’économies moins 40 000 dollars de frais de location représentent toujours 10 000 dollars d’économies annuelles, soit une réduction de 20 % des coûts.
Les entreprises qui éliminent un pourcentage de leur flotte subissent généralement des coûts liés à l’utilisation accrue d’autres véhicules, ainsi que des coûts de location et des frais de carburant supplémentaires. Cela signifie que les économies sont plus proches de 10 à 5 %. Il s’agit néanmoins de l’une des réductions de coûts les plus importantes que les gestionnaires de flotte puissent réaliser.
Réduction des kilomètres parcourus
L’un des principaux moyens de réduire les coûts est de diminuer le nombre de kilomètres parcourus, même en cas de location. Bien que les gestionnaires de flotte n’aient souvent pas grand-chose à voir avec les opérations quotidiennes et les déplacements des employés, ils peuvent néanmoins faire certaines choses simples pour interagir avec les superviseurs et faire la différence en ce qui concerne le temps et le kilométrage passés sur la route.
En d’autres termes, si les déplacements en véhicule restent nécessaires, il existe de nombreuses autres options utilisant les technologies modernes. Les employés peuvent utiliser des applications de téléconférence simples pour résoudre des problèmes, proposer des solutions et même conclure des ventes.
La technologie permet également de suivre les déplacements des employés, de les vérifier et même de les contrôler dans une certaine mesure. Le GPS peut suggérer les meilleurs itinéraires et signaler les départs inutiles que l’employé pourrait prendre lorsqu’il a l’impression que “personne ne regarde”. L’avantage est que bon nombre de ces fonctions sont déjà disponibles en utilisant l’équipement existant de l’entreprise et peuvent être mises en œuvre avec peu ou pas d’investissement. Si l’employé transporte un téléphone ou un ordinateur portable de l’entreprise contenant un GPS ou une technologie similaire, peu importe le véhicule qu’il utilise, qu’il s’agisse d’un véhicule de location ou d’un véhicule appartenant à l’entreprise.
La restructuration des territoires, le découragement de l’utilisation personnelle et d’autres comportements coûteux des employés peuvent contribuer à réduire les kilomètres parcourus par votre flotte. Avec peu de frais ou d’ajout d’équipement, il est possible de réaliser des économies modérées à importantes, en fonction de vos dépenses actuelles.
Obtenir un meilleur kilométrage
Pour les kilomètres parcourus par votre flotte, plus vous pouvez obtenir de kilomètres par gallon avec vos véhicules, mieux c’est. Il y a quelques règles générales à respecter et quelques mesures simples à prendre pour réduire la consommation. Bien que vous ne puissiez pas être avec les conducteurs tous les jours, vous pouvez encourager un meilleur comportement de leur part et leur fournir l’équipement adéquat pour réduire vos dépenses en carburant. Voici quelques conseils simples :
Réduire la taille et le poids des véhicules
Un vendeur qui se rend à une réunion avec un client n’a pas besoin de prendre le pick-up à cabine double de ¾ de tonne. Au lieu de cela, cette personne peut prendre un véhicule léger comme une voiture ou une camionnette plus petite. Utiliser le bon véhicule pour le travail à effectuer est un moyen sûr d’augmenter le kilométrage.
Dans le cas des locations, c’est aussi un excellent moyen de réduire les coûts. Les voitures compactes sont moins chères à louer et consomment moins de carburant. Un véhicule plus grand, même s’il est peut-être plus confortable, n’est pas toujours nécessaire, sauf s’il s’agit de parcourir de longues distances. Encourager l’utilisation de véhicules plus petits et plus légers pour se rendre aux réunions.
Utiliser les nouvelles technologies
L’utilisation de véhicules hybrides et électriques a un impact sur les flottes pour deux raisons : les coûts d’acquisition et les économies de carburant. Les coûts d’acquisition plus élevés annulent souvent tout retour sur investissement réel des économies de carburant, mais il y a d’autres facteurs à prendre en compte.
Tout d’abord, les clients sont devenus plus soucieux de l’environnement et veulent faire des affaires avec des entreprises qui s’alignent sur leurs valeurs. Ils sont donc plus enclins à examiner votre flotte et son impact sur l’environnement lorsqu’ils choisissent de faire affaire avec vous. Au-delà de la gestion du parc automobile, il faut insister sur ce point auprès des responsables de haut niveau et du service marketing afin qu’ils fassent part à leurs clients de votre engagement en faveur de l’énergie propre.
Deuxièmement, lors de la location de véhicules, le coût de la location de véhicules hybrides ou de véhicules à carburant alternatif est souvent le même que celui des véhicules à carburant traditionnel, mais il y a des économies supplémentaires sur le carburant. Cela signifie que vous profitez des nouvelles technologies en matière de moteurs et de carburants sans avoir à supporter le coût initial d’achat de ces véhicules.
Comportement du conducteur
Non seulement les conducteurs peuvent être encouragés à parcourir moins de kilomètres, mais ils peuvent également être encouragés à conduire de manière responsable et plus respectueuse de l’environnement. Les vitesses réduites, la marche au ralenti excessive, l’utilisation inutile de la climatisation, les freinages brusques et les accélérations soudaines peuvent tous être corrigés grâce à la formation et à l’éducation des conducteurs, et peuvent permettre d’économiser jusqu’à 33 % de carburant.
selon certaines études de l’EPA
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Le fait est qu’il existe des mesures actives que vous pouvez prendre dans les véhicules que vous possédez ou que vous louez pour réduire la quantité de carburant que vous payez, et ces économies peuvent avoir un effet significatif sur votre résultat net.
Réduire les coûts de carburant
Outre l’augmentation de la consommation de carburant, vous pouvez tout simplement payer moins de carburant. Cela implique parfois de passer à la technologie GNV, mais les conversions sont également coûteuses et il faut souvent beaucoup de temps pour obtenir un retour sur investissement. Par ailleurs, la plupart des véhicules de location ne sont pas équipés de cette manière, et les économies réalisées peuvent donc être irrégulières.
Toutefois, vous pouvez utiliser des cartes de crédit d’entreprise qui offrent des récompenses pour le carburant et des points de fidélité. Encouragez les conducteurs à les utiliser. Certaines récompenses peuvent aller d’un centime par gallon à plus de 25 cents par gallon. Cela peut avoir une incidence considérable sur le coût des achats de carburant plus importants. Encouragez les conducteurs à utiliser les récompenses lorsque les réservoirs sont plus bas, et assurez-vous qu’ils connaissent les stations qui offrent des programmes de récompenses.
Dans le même temps, encouragez-les à comparer les prix lorsqu’ils voyagent pour obtenir les meilleurs prix dans la région. Grâce à des applications comme Gas Buddy et d’autres, il est possible de réaliser des économies avant de se rendre à la station-service. Il s’agit d’un excellent plan d’épargne passif qui permet de réduire le coût du carburant dans les flottes de véhicules de location ou de propriété.
Réduire les coûts du cycle de vie
Le fait est qu’il existe un moment idéal pour vendre un véhicule de flotte. C’est à ce moment-là que l’efficacité est maximale, avant que des réparations importantes ne soient nécessaires, et que la valeur de revente est la plus élevée. Cela ne peut être déterminé qu’à l’aide de données à long terme, et c’est souvent une ligne délicate à suivre.
Bien entendu, le remplacement d’une partie ou de la totalité de votre flotte par des véhicules de location est un moyen de s’assurer que ce facteur n’entre pas en ligne de compte. La responsabilité en incombe principalement à la société de location que vous avez choisie. Il s’agit toutefois d’un autre facteur clé. Si vous louez des véhicules plus anciens, il se peut qu’ils aient dépassé leur cycle de vie principal, et que le kilométrage et d’autres problèmes deviennent problématiques (Flex Fleet Canada ne loue que des véhicules de moins d’un an). Assurez-vous de traiter avec une société de location de flotte réputée qui comprend les besoins des gestionnaires de flotte et de votre secteur d’activité. Leurs pratiques de gestion de flotte deviennent les vôtres, donc que votre flotte soit un hybride de véhicules possédés et loués, ou que vous louiez exclusivement, le choix de votre loueur fait une énorme différence.
Cela dit, pour les véhicules que vous possédez, ce cycle de vie peut faire une énorme différence en termes de coût à long terme. Si les économies de carburant sont faibles à long terme, les économies sur le cycle de vie peuvent être considérables.
Réduction des coûts d’acquisition
C’est là que la location de véhicules peut permettre de réaliser des économies significatives, au moins pour une partie de votre flotte. La dépréciation d’un bien constitue l’une des principales composantes du coût de propriété. La dépréciation initiale d’un véhicule peut être quelque peu atténuée en réduisant le coût au moment de l’achat.
La première chose à faire est de comprendre le fonctionnement des concessionnaires et d’entamer les négociations sur la base du prix facturé par le concessionnaire. La raison en est la suivante ce que l’on appelle le bénéfice triple net. Le concessionnaire profite de la retenue d’usine de l’équipementier, des commissions de financement de l’équipementier et des remboursements de publicité. Une fois que vous avez établi un prix net équitable, vous pouvez négocier un bénéfice raisonnable pour le concessionnaire, en particulier pour les commandes de grandes flottes qui seront récurrentes au fur et à mesure que vous renouvellerez les véhicules.
Il est également courant d’obtenir des remises sur volume auprès d’un ou de plusieurs fabricants d’équipements d’origine. Le fait que votre flotte soit constituée d’une seule marque ou d’une combinaison de marques est une bonne opération de marketing pour le fabricant, et vous devriez en tirer parti lors de la négociation des prix et des contrats.
Bien entendu, les flottes de location rendent ces acrobaties inutiles, puisqu’elles sont effectuées par l’agence de location. Les coûts d’acquisition ne sont plus un sujet de préoccupation, ce qui peut représenter une économie considérable, non seulement en termes d’argent, mais aussi de temps consacré à ces négociations et à l’établissement de marques, de livraisons, de modifications et de contrats.
Valeurs de revente
La vente d’équipements plus anciens est un autre moyen pour les gestionnaires de flotte de gérer le coût de la propriété. Plus la valeur de revente est élevée, plus le coût net d’acquisition des remplacements est faible. Il existe plusieurs façons d’augmenter la valeur de revente et de tirer le meilleur parti des ventes de flottes.
La première consiste à s’assurer que les véhicules sont bien équipés à l’acquisition, avec des caractéristiques qui seront appréciées par les acheteurs potentiels. Le choix de couleurs neutres est également une bonne idée, comme le blanc et les bleus doux qui se vendent facilement.
La vente de véhicules de flotte à des employés ou directement à d’autres parties privées permet également de réaliser d’importantes économies. Cela permet d’éviter les frais de vente aux enchères qui grugent les bénéfices. Lorsque vous vendez directement, vous obtenez généralement une valeur plus proche de la valeur NADA ou Blue Book. Le seul facteur à prendre en compte est le temps, et la vente aux employés peut permettre de réaliser les économies les plus importantes.
C’est une autre raison de préférer la location à la propriété. Avec un loyer, travail, méthode de retourLa revente des véhicules de votre flotte lorsque vous ne les utilisez plus n’est plus nécessaire. Une fois de plus, au-delà des économies d’argent, la méthode de location permet de gagner du temps. Bien entendu, cette solution ne conviendra pas à tout le monde et, dans le cas de flottes plus importantes, la revente des véhicules peut parfois constituer une autre source de profit.
Bien entendu, cela dépend en grande partie de votre stratégie de cycle de vie. Pour de nombreuses petites flottes et même pour certaines grandes, la location est une meilleure option, ne serait-ce que pour cette raison.
Réduction des coûts de maintenance
Bien entendu, plus les coûts d’entretien sont faibles, mieux c’est. Ces coûts comprennent les opérations de routine telles que les vidanges d’huile, la rotation et le remplacement des pneus, ainsi que les autres changements de liquide. Il comprend également les réparations qui vont au-delà de ces éléments. Le carburant est également considéré comme un coût d’entretien.
Cette formule du coût total de possession est additionnée et l’utilisation d’un véhicule doit être évaluée en fonction de sa fréquence d’utilisation et de son usage. Si le véhicule est globalement rentable, cela ne pose pas de problème, mais il est essentiel de réduire ces coûts.
Bien entendu, le moyen le plus simple de les réduire est de ne pas les payer du tout. Certaines sociétés de location couvrent ces coûts, tandis que d’autres demandent au locataire d’effectuer les travaux d’entretien pendant qu’il est en possession de l’appareil, le cas échéant. Cependant, il existe d’autres moyens simples de réduire les coûts d’entretien en général.
L’une d’entre elles consiste à peser le pour et le contre de la possession d’un véhicule diesel par rapport à celle d’un véhicule à essence. Les coûts sont plus élevés pour les véhicules diesel, mais ils sont généralement moins fréquents. Le coût du carburant est plus élevé pour le diesel, mais l’économie de carburant est plus importante, en particulier si vous remorquez ou transportez régulièrement.
L’autre facteur est le kilométrage parcouru par an. Si ce kilométrage est inférieur à 25 000 miles par an et que vous n’avez pas besoin de remorquer ou de transporter fréquemment votre véhicule, l’essence est généralement la meilleure solution si vous optez pour la propriété – l’essence est également le meilleur choix si vous louez votre véhicule. Les coûts sont généralement moins élevés.
Un certain nombre de facteurs sont à prendre en compte lorsqu’il s’agit uniquement d’entretien, et il existe des arguments solides en faveur des options de location et de propriété, qui dépendent des besoins de votre flotte et de la fréquence de ces besoins.
Le facteur assurance
Comme la plupart des entreprises le savent, assurer une flotte n’est pas du tout la même chose qu’assurer son véhicule personnel. Les coûts sont beaucoup plus élevés, principalement en raison du risque et de la responsabilité. La réduction de ces coûts est essentielle à la réussite de la gestion de la flotte. Il y a quelques éléments à prendre en compte.
La clé réside dans la formation des conducteurs. Les avantages de certaines clés de la gestion des risques qui ont un effet spectaculaire sur les coûts d’assurance sont décrits ci-dessous.
- Réduire le risque et le coût des accidents et des blessures.
- Augmenter la productivité des conducteurs.
- Améliorer le moral et la fidélisation des conducteurs.
Plus un conducteur reste longtemps avec vous et plus il est productif, moins il est susceptible d’avoir des accidents. Les antécédents de conduite et la prévention des accidents sont essentiels pour le coût de l’assurance. Plus vous avez un bon bilan de sécurité en tant qu’entreprise, moins votre risque et vos tarifs sont élevés.
Le coût de l’assurance
coût de l’assurance d’un véhicule utilitaire
est généralement de l’ordre de 2 000 dollars par an pour les camions légers et peut être inférieure pour les voitures et autres véhicules de flotte, et supérieure pour les équipements plus lourds et les camions. Il s’agit généralement du double de ce que vous payez pour un véhicule personnel.
Bien entendu, si vous présentez des facteurs de risque élevés, les coûts sont souvent encore plus élevés. Avec les véhicules de location : vous aurez toujours besoin d’une assurance. En général, les sociétés de location proposent un plan complémentaire à leur assurance standard qui est beaucoup moins onéreux que l’assurance des véhicules possédés, mais en fonction de votre activité, vous souhaiterez peut-être couvrir également une responsabilité civile supplémentaire. La plupart des gestionnaires de flotte constatent une réduction d’environ 30 à 40 % des frais d’assurance grâce à l’utilisation de véhicules loués.
Quelles sont les options les plus intéressantes pour votre entreprise et les plus rentables ? La réponse est que cela dépend. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte et peuvent impliquer des calculs mathématiques compliqués. Utilisez ce guide pour commencer à faire des comparaisons entre le coût total de possession et le coût total des flottes de location. Les réponses vous surprendront peut-être, mais elles permettront à votre entreprise d’économiser de l’argent sur la gestion du parc automobile à long terme.
Sources :
https://www.fleetowner.com/fleet-management/myth-busting-cost-ownership
https://www.epa.gov/greenvehicles/your-mileage-may-vary
https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/growth-strategies/2016/11/how-new-car-dealerships-make-money.html
https://fitsmallbusiness.com/commercial-auto-insurance/
