La gestion des coûts est une lutte perpétuelle pour tous les gestionnaires de flotte, car presque tous les aspects de la gestion d’une flotte ont leur part de dépenses. Même si les flottes continuent à se débattre avec des problèmes budgétaires et des oublis, on n’accorde pas assez d’attention à l’argent qui est gaspillé chaque année en raison d’une mauvaise gestion de la flotte.
Ce gaspillage budgétaire est défini comme la consommation des fonds et des ressources de l’entreprise par des activités non essentielles ou inefficaces. On estime qu’une flotte moyenne gaspille entre 5 et 10 % de son budget annuel.
Mais quelles sont les raisons de ce gaspillage du budget d’une flotte et comment réduire ce gaspillage ? Explorons !
Raisons du gaspillage du budget de la flotte
Une mauvaise gestion de la flotte est la première cause de gaspillage du budget de la flotte. De nombreuses flottes gaspillent souvent de l’argent en équipant inutilement des véhicules en surévaluant leur utilisation. Certaines entreprises conservent des actifs sous-utilisés, tandis que d’autres ne respectent pas les intervalles de maintenance préventive prévus, ce qui entraîne des temps d’arrêt improductifs et des réparations coûteuses qui pourraient être évitées.
En outre, la plupart des sociétés de flottes mettent en place des initiatives de réduction des coûts pour leurs dépenses d’exploitation, sans se rendre compte que l’amortissement est la principale dépense annuelle d’une flotte. Vous devez vous demander si votre entreprise maximise le potentiel de revente de tous ses actifs et si vos pratiques de recommercialisation ne laissent pas de l’argent sur la table.
Vous devez également veiller à ne pas vous surcharger. Vous pourriez commettre l’erreur de considérer qu’il s’agit uniquement d’une question de sécurité. Cependant, la surcharge est un autre moyen de gaspiller les précieuses ressources financières de la flotte. Comment cela se fait-il ? En effet, la surcharge réduit la durée de vie d’un camion et augmente vos frais d’exploitation. En fait, c’est l’une des causes les plus négligées et pourtant les plus fréquentes de maintenance non programmée pour les camions de flotte.
En réalité, une gestion appropriée du parc automobile peut vous permettre d’éviter totalement ces dépenses. Tout ce que vous avez à faire, c’est de rester attentif au poids que les véhicules de votre flotte peuvent supporter en fonction de leurs spécifications d’usine. Par ailleurs, il pourrait être utile d’étudier la corrélation entre la consommation de carburant et le poids du véhicule. Vous apprendrez que chaque kilo de poids supplémentaire oblige le moteur à travailler plus fort, ce qui augmente votre consommation globale de carburant.
Gestion des coûts préventive ou réactive
Le meilleur moment pour réduire les déchets de la flotte est avant qu’ils ne se produisent, et la manière la plus intelligente de le faire est de mettre en place des politiques et des procédures de réduction des déchets qui limitent les dépenses inutiles. Ces politiques doivent protéger les actifs de votre entreprise contre les dépenses évitables. Une politique de flotte efficace vous fournira un mécanisme stratégique pour contrôler et réduire vos comportements de gaspillage d’argent, tels que les dépenses irrégulières non autorisées qui peuvent survenir dans les opérations de flotte sur le terrain.
Contrôlez votre budget carburant
Le coût d’exploitation le plus élevé et le gaspillage budgétaire qui en résulte concernent le budget carburant d’une flotte. Si l’efficacité énergétique de votre véhicule est fortement influencée par le comportement du conducteur, vous devez minimiser ce gaspillage des actifs de l’entreprise. De nombreux comportements qui conduisent les conducteurs à réduire jusqu’à 30 % l’efficacité énergétique de leur véhicule sont en infraction avec les politiques relatives aux flottes. Par exemple, la marche au ralenti inutile des conducteurs peut avoir un impact considérable sur votre rendement énergétique.
En outre, les conducteurs sont également responsables du gaspillage de carburant lorsqu’ils ont recours à des itinéraires inefficaces et ne tiennent pas compte des prix lorsqu’ils font le plein. Les conducteurs qui réquisitionnent des véhicules de flotte avec des pneus sous-gonflés contribuent également au gaspillage de carburant, alors que des pneus correctement gonflés augmentent l’efficacité énergétique de 3 %. C’est pourquoi votre police d’assurance doit prévoir que les conducteurs vérifient le gonflage des pneus de leur véhicule avant de partir en mission. Il s’agit d’un moyen facile, rentable et pourtant souvent négligé d’améliorer l’économie de carburant et d’éviter les dépenses inutiles en carburant.
Maintenir une bonne communication avec les conducteurs de votre flotte
Lorsqu’il s’agit de conduire de manière responsable, la plupart des conducteurs de flotte veulent faire ce qu’il faut pour leur véhicule et les entreprises qui les emploient. Cependant, ce n’est pas parce que vous avez une politique écrite qui oblige vos conducteurs à suivre des instructions spécifiques pour assurer la sécurité de la flotte et leur propre sécurité tout en limitant le gaspillage de l’argent de la flotte, que cela signifie qu’ils se souviendront de ces instructions ou qu’ils les suivront religieusement.
Il incombe au gestionnaire du parc automobile d’assurer une bonne gestion du parc en veillant à ce que les conducteurs respectent la politique du parc. La meilleure façon d’y parvenir est de s’engager directement avec vos conducteurs chaque fois que cela s’avère approprié et pratique. Veillez également à demander aux conducteurs leur avis sur la politique et tenez compte de leurs suggestions afin d’améliorer leur respect de la politique tout en leur donnant le sentiment d’être entendus et valorisés.
Mettez toujours votre politique à jour
Votre politique en matière de flotte doit être un document évolutif que vous mettez à jour au moins une fois par an. Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, vous devez réviser vos procédures et politiques pour refléter ces changements. Vous devrez également éliminer les parties de votre politique qui sont devenues obsolètes. En effet, une police qui était idéale pour votre entreprise hier ne l’est peut-être plus aujourd’hui.
Lorsque vous réévaluez et modifiez votre politique en matière de flotte afin de l’aligner sur vos objectifs actuels, veillez à solliciter les suggestions et le retour d’information de tous les services concernés, notamment les ventes, les achats, l’administration, la comptabilité, la maintenance, le service clientèle et les opérations. Si vous les impliquez dans le processus de décision, ils seront plus réceptifs à la nouvelle politique et vous offriront le soutien que vous attendez d’eux.
Vous pouvez également créer un groupe de réflexion composé de membres changeants et organiser des réunions régulières avec eux afin de recueillir leurs commentaires sur la politique et le programme de flotte. Vous pouvez également solliciter leurs conseils et recommandations sur la manière d’éliminer les déchets.
Plus vous les impliquerez dans le processus, plus il est probable qu’ils se sentiront concernés par votre entreprise et développeront un sentiment de responsabilité, ce qui leur permettra d’être plus prudents dans leurs habitudes de consommation. Vous devez également mener des enquêtes régulières pour prendre en compte leurs réactions négatives et positives et réajuster vos politiques si nécessaire.
La ligne de fond
En tant que gestionnaire de flotte, il vous incombe de réduire le gaspillage annuel de dollars de votre entreprise. Cependant, ce n’est pas toujours facile avec des coûts de carburant et d’entretien évitables, entre autres coûts inutiles. Cela dit, vous pouvez utiliser vos compétences en matière de gestion de flotte pour élaborer une politique de flotte complète afin de réduire les dépenses inutiles et le gaspillage d’argent.
Vous devez également veiller à ce que les conducteurs respectent la politique, car il s’agit d’un élément important qui peut vous aider à créer une stratégie globale de contrôle des coûts réussie. Votre politique doit bénéficier à tous les services de l’entreprise. Le meilleur moyen de s’en assurer et d’améliorer la conformité est de faire en sorte que vos employés se sentent écoutés, valorisés et compris en les impliquant dans les processus d’élaboration et de réévaluation de la politique. De cette façon, vous pouvez être sûr que vos employés seront plus enclins à faire fonctionner la politique et à réduire les dépenses inutiles de votre entreprise.
